ถึงแม้ในท้องตลาดมีซอฟต์แวร์บัญชี หรือ accounting software มากมายให้เลือกใช้งาน แต่เราก็เชื่อว่าหลายบริษัทใช้โปรแกรม Excel นี่แหละในการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ทำสต็อกสินค้า ทำเงินเดือนพนักงาน ฯลฯ และบางบริษัทก็อาจเริ่มลังเลว่า จะลองเปลี่ยนไปใช้ accounting software เฉพาะทางเลยดีไหม วันนี้เราเลยอยากสรุปข้อดี-ข้อเสียของ Excel และ accounting software มาฝากทุกคน เพื่อช่วยในการตัดสินใจกันครับ

Excel

โปรแกรมที่มีติดเครื่อง และพนักงานบัญชีในทุกบริษัทก็มีทักษะการใช้ Excel ที่สูงกันอยู่แล้ว อยากได้ตารางอะไร คำนวณอะไร ก็สร้างได้ตามต้องการ Excel จึงเป็นโปรแกรมที่เหมาะสมมากกับการทำบัญชี อย่างไรก็ตามเมื่อเทียบกับ accounting software แล้ว ข้อด้อยหลักๆของ Excel ก็คือเรื่องเวลาในการทำงานที่มากกว่า ต้องใช้ manual input มากกว่านั่นเอง

ข้อดี

• สร้างรูปแบบที่เหมาะกับบริษัทเราโดยเฉพาะได้
• ทำ report ข้อมูลออกมาเป็นแผนภูมิ กราฟ หรือรูปแบบอื่นๆได้
• มี template สำเร็จรูปให้ดาวน์โหลดมาใช้งานได้ เช่น การคำนวณงบกำไรขาดทุน การคำนวณเงินสมทบประกันสังคม การคำนวณค่าทำงานล่วงเวลา ฯลฯ ซึ่งมีทั้งแบบฟรีและเสียเงิน

ข้อเสีย

• เชื่อมต่อกับเทคโนโลยีอื่นไม่ได้ เช่น ระบบ payment
• ต้องใส่ข้อมูลเองทั้งหมด
• มีความเสี่ยงเรื่อง human error ต้องคอยตรวจสอบเอง
• template สำเร็จรูปอาจไม่ตอบโจทย์ ต้องมีการปรับเปลี่ยน ซึ่งการปรับเปลี่ยนก็มักใช้เวลาเยอะ
• ไม่ค่อยตอบโจทย์การใช้งานร่วมกันหลายคน หรือการใช้อุปกรณ์หลายเครื่อง นอกจากจะใช้ระบบ cloud อย่าง Google Spreadsheet

Accounting Software

ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อการทำบัญชีโดยเฉพาะ ซึ่งก็มีทั้งแบบออฟไลน์ และแบบออนไลน์หรือ cloud accounting software แต่เนื่องจากในยุคนี้อะไรก็ต้องเป็น cloud หมดแล้ว เพื่อความสะดวก รวดเร็ว แถมหลายบริษัทเริ่มมีแผน remote work ด้วย ดังนั้น cloud accounting software ย่อมตอบโจทย์มากกว่าแบบออฟไลน์ เพราะเราสามารถเข้าไปทำงานด้วยอุปกรณ์ไหนก็ได้ ทำจากที่ไหนก็ได้ เราจึงจะขอเน้นพูดถึง cloud accounting software เป็นพิเศษ ซึ่งเจ้าดังๆ ที่มีวางขายก็เช่น QuickBooks, FlowAccount, Xero เป็นต้นครับ

เครดิตภาพจาก QuickBooks

ข้อดี

• ซอฟต์แวร์เชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารหรือบัตรเครดิตได้ ทำให้การทำธุรกรรมต่างๆถูกนำลงบนซอฟต์แวร์โดยอัตโนมัติ ลด manual input ลดเวลาทำงาน และลด human error
• สามารถเข้าใช้งานจากอุปกรณ์ได้ก็ได้ ตอบโจทย์การทำงานแบบ remote work
• มีฟีเจอร์เฉพาะสำหรับลักษณะงานที่หลากหลาย เช่น การทำ payroll ทำระบบสต็อกสินค้า ระบบบริหารสินทรัพย์ เป็นต้น
• มีระบบวิเคราะห์ report แสดงข้อมูลแบบเรียลไทม์ เช่น งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน เงินสดคงเหลือ ฯลฯ ช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วแม่นยำ
• มีบริการดูแลลูกค้า ช่วยแก้ปัญหาต่างๆ

ข้อเสีย

• อาจมีฟีเจอร์เกินความต้องการ
• ต้องเสียเงินเพิ่ม และหากต้องการฟีเจอร์เยอะๆ ก็อาจมีราคาสูง (QuickBooks ราคาเริ่มต้น 8 USD/เดือน, FlowAccount มีแพ็คเกจฟรีแต่ฟีเจอร์ไม่เยอะมาก ส่วนแบบเสียเงินเริ่มต้น 165 บาท/เดือน, Xero ราคาเริ่มต้น 20 USD/เดือน)

นี่ก็เป็นการเปรียบเทียบคร่าวๆ สำหรับใครที่สนใจอยากลองใช้ accounting software ก็ลองไปศึกษาเพิ่มเติมกันก่อนนะครับ เพราะแต่ละซอฟต์แวร์มีฟีเจอร์แตกต่างกัน แพ็คเกจแตกต่างกันไป และอย่าง 3 เจ้าที่ยกมาเค้าก็มีให้ทดลองใช้ฟรี 30 วันด้วย สามารถลองใช้ก่อนตัดสินใจกันได้ แต่สำหรับใครที่มีความต้องการเฉพาะทางมากๆ อยากพัฒนาซอฟต์แวร์แบบ customize เพื่อให้ตอบโจทย์กับบริษัทของคุณโดยเฉพาะ ก็ลองสอบถามกับเรา Banana Technologies ทางไลน์ @BananaTech ได้เลยครับ