ปี 2020 ไวรัส Covid-19 ระบาดระลอกแรก ทำให้หลายบริษัทต้อง Work From Home ในระยะเวลาสั้นๆ ดังนั้นวิธีการทำงานหรือเครื่องมือต่างๆ ที่นำมาใช้ จึงเป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไปก่อน เพราะอีกไม่นานก็ได้กลับเข้าบริษัทแล้ว เราเชื่อว่าหลายบริษัทใช้แค่ Line สื่อสารกัน อาจจะมี Zoom หรือ Google Hangout เพิ่มเข้ามาเพื่อประชุมออนไลน์บ้าง… แต่ในปี 2021 นี้ การระบาดระลอกใหม่ทำให้เห็นสัญญาณว่าต้อง Work From Home กันอีกยาว แถมหลายบริษัทเริ่มอยากปรับให้มีการ Work From Home ไปตลอด โดยเฉพาะ Tech Company ที่หลายตำแหน่งสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างเต็มตัว… ดังนั้น สำหรับแผนระยะยาวนี้ การมีแค่เครื่องมือสำหรับแชทหรือวิดีโอคอลคงไม่พออีกต่อไป

ทิศทางการ Work From Home ของ Tech Company ระดับโลก

“Facebook ประกาศให้พนักงาน Work From Home ไปจนถึงเดือนกรกฎาคม ปี 2021 นี้ พร้อมสนับสนุนเงินให้พนักงานคนละ 1,000 USD เพื่อนำไปซื้ออุปกรณ์ให้การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้น”

ก่อนจะไปพูดถึงเครื่องมือต่างๆ เรามาดูทิศทางบริษัทระดับโลกที่ออกมาประกาศเรื่องแผน Work From Home ระยะยาวกัน 

Facebook ประกาศให้พนักงาน Work From Home ไปจนถึงเดือนกรกฎาคม ปี 2021 นี้ พร้อมสนับสนุนเงินให้พนักงานคนละ 1,000 USD เพื่อนำไปซื้ออุปกรณ์ให้การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้น นอกจากนี้ Facebook ยังประกาศว่าบริษัทมีแผน Work From Home ระยะยาว โดยคาดว่า 50% ของพนักงานจะสามารถ Work From Home แบบเต็มตัวได้ภายใน 5-10 ปีนี้

คู่แข่งสำคัญของ Facebook อย่าง Twitter เองก็ออกมาประกาศว่า Twitter จะอนุญาตให้พนักงาน Work From Home ไปตลอด 

หรืออย่าง Dropbox ก็ประกาศว่าบริษัทจะเป็น Virtual-first Company หรือปรับออฟฟิศให้เป็นแค่ที่ประชุม นัดคุยงานเมื่อจำเป็นเท่านั้น ส่วนการทำงานส่วนใหญ่จะอยู่ที่บ้าน และบริษัทจะออกค่าเข้าใช้งาน Co-working Space ให้พนักงานอีกด้วย

เครื่องมือจำเป็นสำหรับการ Work From Home ระยะยาว

เราขอแบ่งเครื่องมือไปตามประเภทการใช้งานหลักๆ 5 ประเภท โดยบางอย่างหลายบริษัทก็ใช้งานอยู่แล้วตั้งแต่ตอนเข้าออฟฟิศ แต่อาจจะยังไม่รู้จักฟีเจอร์ลับ หรือไม่ได้ศึกษาผู้ให้บริการเจ้าอื่นที่เหมาะกับองค์กรมากกว่า.. จะมีอะไรบ้างไปดูกันเลยครับ

1. พื้นที่แชร์ไฟล์และเก็บไฟล์งาน

เทคโนโลยีเบสิกที่ทุกออฟฟิศน่าจะใช้กันหมดแล้วทุกวันนี้ ซึ่งเจ้าที่คนใช้เยอะก็หนีไม่พ้น Google Drive และ Dropbox นั่นเอง

Google Drive

ถ้าเปรียบเทียบข้อดีของ 2 เจ้านี้สั้นๆ Google Drive จะมีความง่ายกว่าตรงที่ทุกคนคุ้นเคยกับระบบและหน้าตาของ Google อยู่แล้ว และสำหรับใครที่มีไฟล์ไม่เยอะ Google Drive ก็มีแพ็คเกจฟรีที่ Storage เยอะกว่า คือ 15 GB ส่วน Dropbox ให้แค่ 2 GB เท่านั้น (ถึงแม้ Dropbox จะมี Storage แถมเพิ่มให้สำหรับผู้ที่แนะนำคนอื่นมาใช้งาน แต่เมื่อนึกถึงว่าปัจจุบันทุกคนมีพื้นที่เก็บไฟล์กันหมดแล้ว ก็ค่อนข้างยากที่จะไปแนะนำใครต่อได้)

Dropbox

ในขณะที่จุดแข็งของ Dropbox คือความพรีเมียม อันดับแรกคือแพ็คเกจใหญ่สุดของเค้าให้ Storage แบบไม่จำกัดเลย และอีกอย่างที่โดดเด่นคือความปลอดภัยขั้นสูง เช่น คุณสามารถตั้งค่าพาสเวิร์ด และวันหมดอายุของลิงก์ที่แชร์ให้ผู้อื่นได้ Dropbox จึงเหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องเก็บไฟล์เยอะ และมีข้อมูลที่เป็นความลับเยอะนั่นเอง

2. แพลตฟอร์มแชท คุยงาน สื่อสารในบริษัท

มีหลายบทความได้อธิบายไว้แล้วว่า ทำไมจึงไม่ควรคุยงานผ่าน Line เราขอสรุปให้อีกครั้งคร่าวๆ ข้อเสียหลักของ Line คือ ไฟล์ที่ส่งมีวันหมดอายุ แถมเปลี่ยนเครื่องแล้วข้อความหายหมด ทำให้บรีฟงาน ข้อมูลงานหายได้ง่ายๆ หรือการที่มีทั้งกรุ๊ปคุยงาน กรุ๊ปเพื่อน แชทร้านออนไลน์ ฯลฯ อยู่ด้วยกันบนแพลตฟอร์มเดียว ก็ทำให้โฟกัสงานไม่เต็มที่นั่นเอง 

Slack

ถ้าจะพูดถึงแพลตฟอร์มดังที่ออกแบบมาเพื่อคุยงานกันโดยเฉพาะ ก็หนีไม่พ้น Slack ซึ่งดูเผินๆ อาจเหมือนไม่ต่างจาก Line ที่สามารถแยกห้องได้ วิดีโอคอลก็ได้ แต่สิ่งที่เหนือไปกว่านั้นก็เช่น.. 

• ไม่ต้องใช้เบอร์โทร เปลี่ยนเครื่องแล้วไม่มีปัญหา
• สามารถค้นหาไฟล์ได้ง่ายจากชื่อไฟล์หรือชื่อคนส่ง
• เชื่อมกับเครื่องมือทำงานอื่นๆได้ เช่น Google Drive, Trello, Zoom
• คนเข้ามาใหม่ก็ดูข้อความเก่าๆได้ ทำให้สามารถตามงานต่อได้ง่าย (แพ็คเกจฟรีดูได้สูงสุด 10,000 ข้อความ ส่วนแพ็คเกจเสียเงินดูได้ไม่จำกัด)

สรุปสั้นๆ แพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อคุยงานโดยเฉพาะ จะทำให้ทำงานได้เร็วกว่า และมีประสิทธิภาพมากกว่าการคุยกันผ่าน Line มากเลยครับ

3. ซอฟต์แวร์ VPN รักษาความปลอดภัยให้ข้อมูลบริษัท

การให้พนักงาน Work From Anywhere เป็นการเพิ่มความเสี่ยงให้ข้อมูลของบริษัทรั่วไหล เพราะคุณไม่รู้เลยว่าพนักงานใช้ WiFi ที่ไหนเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้น อาจจะเป็น WiFi ของสาธารณะ ร้านกาแฟ หรือของอพาร์ทเมนท์ซึ่งมีความปลอดภัยต่ำมาก 

ความเสี่ยงนี้ป้องกันได้โดยการติดตั้งซอฟต์แวร์ VPN (Virtual Private Network) ลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปที่พนักงานใช้ ซึ่งจะทำให้ข้อมูลที่ส่งเข้าออกทางอินเตอร์เน็ตถูกเข้ารหัส แฮกเกอร์จึงไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ 

ซอฟต์แวร์ VPN เองก็มีหลายเจ้า แต่ที่ไม่ควรใช้เด็ดขาดคือซอฟต์แวร์ที่ดาวน์โหลดได้ฟรี เพราะไม่ปลอดภัย เสี่ยงต่อการถูกแฮกข้อมูล.. เรียกว่าถ้าจะใช้ VPN ฟรี ไม่ใช้เลยยังปลอดภัยเสียกว่า

4. ซอฟต์แวร์บริหารโปรเจกต์

Trello

ซอฟต์แวร์บริหารโปรเจกต์ หรือเรียกง่ายๆว่า กระดานสั่งงาน คิดว่าหลายบริษัทรุ่นใหม่ใช้เครื่องมือนี้กันอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็น Trello, Asana หรือ Monday.com ที่กำลังมาแรง หลักๆแล้วฟีเจอร์ของซอฟต์แวร์เหล่านี้ก็คือ ให้เมเนเจอร์สามารถแจกจ่ายงาน เขียนบรีฟ กำหนดเดดไลน์ และสามารถติดตามงานได้ง่ายว่าไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว ส่วนพนักงานในทีมเองก็สามารถโฟกัสกับงานเร่งด่วน จัดสรรเวลาทำงานได้ดีขึ้น นอกจากนี้ไฟล์งาน ไฟล์บรีฟ รูปภาพต่างๆ ก็สามารถแนบลงในโปรโจกต์นั้นๆ และคอมเมนต์งานกันได้เลย

Monday.com

ส่วนด้านความแตกต่างของซอฟต์แวร์ 3 ตัวที่ยกมานั้น ฟีเจอร์ของ Trello จะมีความใช้ง่าย ไม่ซับซ้อน แต่ก็จะเหมาะกับทีมที่คนไม่เยอะมาก และรายละเอียดของโปรเจกต์ไม่ยิบย่อย เพราะอย่าง Asana ก็จะมีฟีเจอร์อย่าง Subtask ที่สามารถแยก Task งานย่อยๆ ภายในโปรเจกต์ใหญ่ พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบ และเดดไลน์ในงานนั้นได้ จึงเหมาะกับงานที่รายละเอียดเยอะ และมีผู้รับผิดชอบหลายคน ส่วน Monday.com ก็จะมีลูกเล่นเพิ่มเข้ามาอีก เช่น แต่ละ Task มีห้องแชทส่วนตัว มีฟีเจอร์จัดลำดับความสำคัญของงาน เป็นต้น

5. แพลตฟอร์มประชุมออนไลน์

Zoom

คงไม่ต้องอธิบายกันมากกับแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ หรือวิดีโอคอล เพราะทุกคนคงได้ใช้กันจนคุ้นเคยตั้งแต่ช่วง Work From Home รอบแรก ซึ่งแพลตฟอร์มก็มีด้วยกันหลายเจ้า เช่น Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams แต่สำหรับในระยะยาวนั้น เราอาจต้องเรียนรู้ฟีเจอร์ต่างๆ ของแพลตฟอร์มให้มากขึ้น เพื่อทำให้การประชุมออนไลน์มีความเสมือนจริงและสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันได้ดียิ่งขึ้น อย่างแพลตฟอร์มสุดฮิต Zoom ก็มีทั้งฟีเจอร์ไลฟ์โพลล์ หรือไวท์บอร์ดสำหรับขีดเขียนเบรนสตอร์มไอเดีย ที่ทำให้การประชุมมีความแอคทีฟมากยิ่งขึ้นครับ

---

ไม่ว่าจะ Work From Home หรือ Work in Office ทั้ง 5 เครื่องมือนี้ ก็เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ทุกบริษัทควรใช้กันให้ถนัดมือ เพื่อปรับตัวให้เข้ากับสังคมดิจิทัลและไลฟ์สไตล์การทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว… โอกาสหน้าเราอาจได้มารีวิวเครื่องมือต่างๆ ที่พูดถึงด้านบนกันอย่างเจาะลึกมากขึ้น รอติดตามกันนะครับ